Informace k Ochraně osobních údajů

O našich hostech ukládáme tato data

• jméno, příjmení
• datum narození
• adresu trvalého bydliště
• číslo OP, cestovního pasu
• místo narození (u cizích státních příslušníků)
• název a adresu firmy, u které pracují
• e-mail a telefonický kontakt (pokud jej hosté uvedou)

Aby hotel mohl poskytovat služby spojené s náplní práce, musíme tyto údaje zpracovávat a ukládat.
Správcem těchto údajů je jednatelka firmy Roubenka, s.r.o. paní Alena Bajerová, Dolní 790, 742 66 Štramberk, tel. 602881000.

Důvody evidence osobních údajů

• fakturace za ubytovací služby (hotelové účty, faktura) včetně uvedení názvu a adresy zaměstnavatele hosta
• hlášení o poplatku z ubytovací služby (Městský úřad Štramberk)
• hlášení o poplatku a lázeňský nebo rekreační pobyt (Městský úřad Štramberk)
• evidence zahraničních hostů pro potřeby cizinecké policie – dle ubytovacího zákona č. 278/2008 Sb. – hlášení údajů přes portál Policie ČR – Ubyport.cz
• mailová obchodní korespondence jako objednávky ubytování, objednávky akcí od zákazníků – slouží výhradně k zajištění požadované rezervace, případně jejímu zrušení (tyto mailové adresy dále nevyužíváme)
• elektronické rezervace přes on-line rezervační formulář (www.roubenkahotel.cz), dále Hotel.cz – zaslané údaje používáme výhradně pro potvrzení rezervace. Data jsou průběžně mazána a nevyužíváme je k dalšímu kontaktování zákazníků.

Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti Roubenka, s.r.o.

• údaje o hostech jsou evidovány a uloženy v elektronické podobě na firemním počítači v hotelové recepci, který je zabezpečen osobním heslem uživatele
• ubytovací kniha ručně vedená je uložena v uzamykatelné skříni v hotelové recepci, starší knihy potom se dále archivují v uzamykatelné kanceláři firmy
• instalovaný kamerový systém slouží k případnému zaznamenání trestné činnosti – on-line přenos probíhá pouze na monitoru, který je umístěn v zabezpečené kanceláři jednatelky společnosti. Nahraná data jsou automaticky mazána po 5-ti dnech.

Osobní údaje o zaměstnancích

Veškeré osobní údaje o zaměstnancích společnosti Roubenka, s.r.o. jsou shromažďována a archivována výhradně za účelem pracovně-právního vztahu. Data jsou archivována v uzamykatelné kanceláři a přístup k nim má pouze jednatelka společnosti a externí účetní. Data jsou archivována po dobu 10-ti, resp. 20-ti let a poté skartována (dle zákona o účetnictví).

Kdo má k datům přístup

• jednatelka společnosti Roubenka, s.r.o. paní Alena Bajerová - účetnictví
• recepční hotelu  – účetnictví – dopolední směna
• servírka – pouze evidence ubytovaných hostů – odpolední směna
• externí účetní – vedení firemního účetnictví

Jakákoliv další osoba nemá k datům přístup. Všechny osoby manipulující s osobními údaji byly řádně proškoleny jednatelkou společnosti o nutnosti uschování jakýchkoliv údajů do uzamykatelné skříně v hotelové recepci a o nemožnosti jejich použití za účelem jiným, než je uvedeno v této směrnici.